Transparenz und Selbstorganisation für nachhaltigen Wandel

Agile Transformation bei einem großen IT-Dienstleister

Transparenz und Selbstorganisation für nachhaltigen Wandel

Agile Transformation bei einem großen IT-Dienstleister

Überblick

Kunde:                       IT-Dienstleister

Methoden:                Scrum, Kanban, Kompetenzentwicklung, Führungskräfte Coaching

Jahr:                           2018/19

Branche:                    Finanzen, Software

Wir haben einen großen IT-Dienstleister (Finanzbranche) in Deutschland dabei unterstützt, Transparenz, Kommunikation und Selbstorganisation innerhalb einer Abteilung zu etablieren und somit Liefer- und Anpassungsfähigkeit gewährleistet. Diese bilden die Basis für die Entwicklung von zukunftsweisenden Innovationen und hochleistungsfähigen Rechenzentren.

Herausforderung

Ein Projektbereich eines der größten Finanz-IT-Dienstleisters im deutschen Markt will eine nachhaltige Verbesserung der Lieferfähigkeit erreichen und den Wandel nach dem Start der agilen Transformation selbstständig weiter treiben.

Ergebnis

Wir haben eine neue Art der Zusammenarbeit und fortschrittlichen Produktentwicklung innerhalb einer Abteilung unseres Kunden geschaffen. Wir haben mehrere Ansatzpunkte gefunden und mit kleinen Schritten ins Rollen gebracht. Damit ist die Abteilung in der Lage, zügig auf Marktänderungen zu reagieren und auch unter sich ändernden Bedingungen lieferfähig zu bleiben. Unser Kunde präsentiert sich dadurch mit der Kreation maßgeschneiderter IT-Lösungen und Entwicklung innovativer Technologien auch in turbulenten Zeiten erfolgreich am Markt.

So verlief unser Auftrag

Im November 2018 arbeiteten im Projektbereich circa 35 Mitarbeiter an verschiedenen Anforderungen. Es fehlte der Gesamtüberblick für die Projektleitung und alle Beteiligten. Es hatten sich Silos gebildet, es gab Wartezeiten und wenig Abstimmung unter den Projektmitarbeitern, unklare Abhängigkeiten und Blocker. Daraus entstand für die Projektleitung ein sehr hoher Koordinationsaufwand bei der Verteilung von Aufgaben und der Überwachung des Projektziels. Unser Auftrag war es, Transparenz über den Fortschritt der Projekte herzustellen, die Umsetzungsgeschwindigkeit zu erhöhen und mehr Sicherheit bezüglich der Lieferfähigkeit zu erreichen.

Erhöhung der Transparenz

Ausgehend von der Zielstellung, erstellten wir im ersten Schritt ein Aufgabenboard um die Transparenz zu erhöhen. Zusätzlich haben wir dreimal pro Woche ein Stand-up etabliert, um die Kommunikation zwischen den Projektmitarbeitern zu intensivieren. Diese beiden strukturellen Änderungen ihres Arbeitsalltags wurden sehr gut vom Team angenommen, so dass sich schnell erste Erfolge einstellten.

Ab diesem Punkt des Projekts begann die tatsächliche Erkundung von Neuem: Die zweite Maßnahme war ein crossfunktionales Team als Experiment zu bilden, das autonom eine Anforderung umsetzen konnte. Dieses Team hat erstmals angefangen mit User Stories zu arbeiten und zudem Stand-ups, Plannings und Retrospektiven durchzuführen.

Nachdem das Team damit sehr erfolgreich gearbeitet hatte, folgte ein genauso mutiger wie einflussreicher Schritt: Das gesamte Projektteam entschied im Frühjahr 2019, dass sie in Zukunft alle in crossfunktionalen Teams arbeiten wollen.

Einführung crossfunktionaler Teams

Einführung crossfunktionaler Teams

Ab diesem Punkt des Projekts begann die tatsächliche Erkundung von Neuem: Die zweite Maßnahme war ein crossfunktionales Team als Experiment zu bilden, das autonom eine Anforderung umsetzen konnte. Dieses Team hat erstmals angefangen mit User Stories zu arbeiten und zudem Stand-ups, Plannings und Retrospektiven durchzuführen.

Nachdem das Team damit sehr erfolgreich gearbeitet hatte, folgte ein genauso mutiger wie einflussreicher Schritt: Das gesamte Projektteam entschied im Frühjahr 2019, dass sie in Zukunft alle in crossfunktionalen Teams arbeiten wollen.

Transformation des Gesamtprojekts

Der Weg für die Transformation des Gesamtprojekts zu einer neuen, agilen Arbeitsweise war nun geebnet. Wir konnten beginnen, das Projekt auf mehreren Organisationsebenen weiterzuführen. Konkret beinhaltete diese Transformation den Aufbau von drei Ebenen, mit jeweils unterschiedlichen Aufgaben und Zielen:

  • Strategische Ebene
  • Multi-Team Ebene
  • Team Ebene

Auf der strategischen Ebene beschäftigt sich die Projektleitung mit Planung und Priorisierung der Anforderungen.

Das Ziel der Multi-Team Ebene ist es, einen Gesamtüberblick zu schaffen und Abhängigkeiten transparent zu machen. Ferner gibt es auf dieser Ebene Stand-ups, Retrospektiven und Reviews.

Das Ziel der Team-Ebene ist es, selbstorganisiert und eigenverantwortlich Anforderungen umzusetzen. Dazu haben die Teams ihre eigenen Artefakte (Board, Stand- up, Planning und Retrospektive) aktiv mitgestaltet, Ideen eingebracht und Verantwortung übernommen. Gleichzeitig haben wir projektweit gemeinsame Arbeitsregeln und Vorgehensweisen definiert (wie z.B. Definition of Done, Testvorgehen, Stories).

 

Um die Voraussetzung für eine nachhaltige Entwicklung zu schaffen, haben wir, zusätzlich zur Transformation des Gesamtprojektes, freiwillige Projektmitglieder in Coaching Fähigkeiten und methodischem Wissen ausgebildet.

Nachhaltigkeit durch Kompetenzentwicklung

Nachhaltigkeit durch Kompetenzentwicklung

Um die Voraussetzung für eine nachhaltige Entwicklung zu schaffen, haben wir, zusätzlich zur Transformation des Gesamtprojektes, freiwillige Projektmitglieder in Coaching Fähigkeiten und methodischem Wissen ausgebildet.

Führungskräftecoaching

Während der gesamten Transformation haben wir auch die Projektleitung und die Führungskraft zu ihren Fragestellungen und Herausforderungen gecoacht.

  • Erhöhte Transparenz über den Projektfortschritt
  • Intensivere Kommunikation im Gesamtprojekt
  • Eigenverantwortliche und selbstorganisierte Teams
  • Transformation auf Multiteam Ebene
  • Lernendes und anpassungsfähiges Vorgehen
  • Führung hat Raum für übergreifende Themen

Unser Kunde kann sich dadurch mit zukunftsweisenden Innovationen und hochleistungsfähigen Rechenzentren auch in turbulenten Zeiten weiterhin stark im Wettbewerb präsentieren.

Was sich nachhaltig verändert hat:

Was sich nachhaltig verändert hat:

  • Erhöhte Transparenz über den Projektfortschritt
  • Intensivere Kommunikation im Gesamtprojekt
  • Eigenverantwortliche und selbstorganisierte Teams
  • Transformation auf Multiteam Ebene
  • Lernendes und anpassungsfähiges Vorgehen
  • Führung hat Raum für übergreifende Themen

Unser Kunde kann sich dadurch mit zukunftsweisenden Innovationen und hochleistungsfähigen Rechenzentren auch in turbulenten Zeiten weiterhin stark im Wettbewerb präsentieren.

Key Learnings

#1 Mut zahlt sich aus

Seien Sie offen für Experimente. Das Wagnis lohnt sich, halten Sie das Risiko überschaubar.


#2 Silodenken überwinden

Auch in einem sich langsam ändernden Umfeld können crossfunktionale Teams hohen Wert generieren.

#3 Perspektivenwechsel bringt neue Möglichkeiten

Selbst in einem stark regulierten Kontext gibt es individuellen Handlungsspielraum und Gelegenheiten für Veränderung

Lead Coaches

Stefanie Herbert

Stefanie Herbert

Alisa Ströbele

Alisa Ströbele

Tina Rieger

Tina Rieger

Margarete Cyll

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