Kanban Coaching, P&I Darmstadt, Telekom

Referenz Case Study

Während meiner Zeit beim Agile Transition Team (ATT) im Unternehmensbereich Products & Innovation der Deutschen Telekom am Standort in Darmstadt habe ich vielen Teams bei ihren ersten Gehversuchen in Richtung Agilität geholfen. Vor allem ein Coachingauftrag, den ich gemeinsam mit Nadine Haertel, Agile Coach im ATT, durchgeführt habe, war besonders lehrreich und herausfordernd.

Unser Auftrag war es, das Systemintegrationstestteam aus einem der relevanten Produktbereiche bei der Einführung von Kanban zu unterstützen.

Durch Kanban erhofften sich das Team und die Führungskräfte höhere Transparenz, eine bessere Planbarkeit ihrer Testaufträge, Synergieeffekte zwischen den Teams und den Aufträgen, mehr Nachhaltigkeit sowie bessere Qualität.

Wir starteten das Coaching mit einem Kickoff Workshop zum Thema Kanban. Neben der Theorie legten wir großen Wert auf Diskussion und Anwendbarkeit in ihrem Umfeld und das gemeinsame „Commitment“ des Teams, die neue Arbeitsweise einzuführen. Am Ende des Workshops hatten wir dann den ersten Draft für das gemeinsame Kanbanboard des Teams.

Das Board und die Visualisierung der Arbeit waren auch ein zentrales Thema während des gesamten Coachings. Was vorher in diversen Exceltabellen, zwar für alle zugänglich, aber doch in den Tiefen eines Laufwerks versteckt war, war nun auf einmal für alle sichtbar. Der erste Draft hielt dann auch, ganz im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung, nicht einmal eine Woche. Auch installierten wir ein Board, um ‚Extra Arbeiten’ abzubilden, für die bis dahin nie Zeit war: z.B. Automatisierung der Tests, Wiki-Pflege und Wissenstransfer. Im Laufe des Coachings bekam dieses Board dann auch eine ‚Chill-out Area’ mit Hängematte: jeder der Leerlauf hatte, konnte dies durch einen Avatar in der Hängematte visualisieren und sich dann ein Thema an dem Board zu den ‚Extra Arbeiten’ ziehen. Eine Gruppe bestehend aus dem Teamlead, je einem Testmanager und einem Tester priorisierte einmal pro Woche das Backlog für dieses Board.

Um die Selbstorganisation zu fördern und Synergieeffekte zu ermöglichen, führten wir zusätzlich Dailys und Retrospektiven ein. Die Retrospektiven mit dem gesamten Team waren am Anfang sehr wichtig, um alle Teammitglieder zu integrieren. Darüber hinaus bestand das Team aus über 20 Personen, so dass Einzelcoachings nur vereinzelt möglich waren. Es stellte sich schnell heraus, dass wir, um dem Team tatsächlich gerecht zu werden, Coaching-Sessions mit nur Testmanagern und nur Testern brauchten, damit sich die jeweiligen Personen über ihre Handlungsoptionen klar werden konnten. Des Weiteren bauten wir von Beginn an einen Kanban Master auf, der die Werte und den Prozess der kontinuierlichen Verbesserung vertritt und unterstützt. Zusätzlich erklärten sich weitere Teammitglieder bereit, die Retrospektiven rotierend zu moderieren, was wir durch ein Moderations- und Retrospektiventraining ermöglichten.

Ein großes Thema, das bei jedem Coaching extrem wichtig ist, ist natürlich die Zeit. Bekommt das Team die Zeit, Neues auszuprobieren und Experimente durchzuführen, aus Fehlern zu lernen? Wöchentliche Feedbackrunden mit den Führungskräften, in denen wir gemeinsam erarbeiteten, wie sie das Team unterstützen konnten, waren eine sehr erfolgreiche Strategie. Eine klare Kommunikation zum Thema ‚Freiheit, Selbstorganisation und Verantwortung’, eine offene Diskussionskultur und gelebtes Interesse durch Teilnahme am Daily half dem Team Entscheidungen zu treffen.

Gemeinsam mit dem Team und den Führungskräften haben wir im Rahmen des Coachings erreicht, dass das Team heute mehr Transparenz hat, auch hinsichtlich Nachhaltigkeit und Synergieeffekte. Mit Retrospektiven, Dailies und Visualisierung hat das Team jetzt Werkzeuge an der Hand, um eigenständig den Kaizen Gedanken weiterzuleben und in ihre neue Arbeitsweise zu integrieren.

Nadine Haertel, Agile Transition Team, P&I Darmstadt

Hedi Buchner, improuv