Im Sommer 2018 hat die Projektleitung eines Bereichs einer der größten IT-Dienstleister Deutschlands beschlossen, ihre Lieferfähigkeit im Rahmen einer Agilen Transformation zu verbessern. Der Fokus lag dabei auf:

  • mehr Transparenz im gesamten Projekt zu schaffen,
  • ein gemeinsames Verständnis für die Projektanforderungen und ihre Prioritäten aufzubauen, 
  • die Kommunikation zu stärken und 
  • selbstorganisierte crossfunktionale Teams zu etablieren.

Im Zeitraum von November 2018 bis September 2019 haben unsere Agile Coaches Alisa Ströbele, Stefanie Herbert und Tina Rieger die Agile Transformation geleitet und unterstützt.

Unser Kunde ist mit über 7.000 Mitarbeitern einer der größten Dienstleister für Informationstechnologie in Deutschland. Er bietet umfassende Lösungen aus einer Hand. Vom Rechenzentrumsbetrieb bis hin zur Beratung, deckt das Leistungsportfolio alle Bereiche rund um die Banken-IT ab.

Ausgangssituation und Herausforderungen

Im November 2018 arbeiteten im Projektbereich circa 35 Mitarbeiter an verschiedenen Anforderungen. Eine wesentliche Herausforderung war der geringe Gesamtüberblick für die Projektleitung und alle Beteiligten. Es hatten sich Silos gebildet, es gab Wartezeiten und wenig Abstimmung unter den Projektmitarbeitern, unklare Abhängigkeiten und Blocker. Daraus entstand für die Projektleitung ein sehr hoher Koordinationsaufwand bei der Verteilung von Aufgaben und der Überwachung des Projektziels. Diese Themen führten zu einer geringen Transparenz über den Fortschritt der Projekte, zu langsamer Umsetzung und einer hohen Unsicherheit bezüglich der Lieferfähigkeit. Alles wesentliche Faktoren, weswegen improuv beauftragt wurde.

Unser Vorgehen

Transparenz

Ausgehend von der Zielstellung, war der erste Schritt ein Aufgabenboard zu erstellen. Damit wollten die Agile Coaches die Transparenz der Arbeit erhöhen. Zusätzlich haben die Coaches 3x pro Woche ein Stand-up etabliert, um die Kommunikation zwischen den Projektmitarbeitern zu intensivieren. Sowohl das Board als auch die Stand-up's wurden sehr gut vom Team angenommen, so dass sich schnell erste Erfolge einstellten.

Crossfunktionale Teams

Die zweite Maßnahme war ein crossfunktionales Experimenten-Team zu bilden, das autonom eine Anforderung umsetzen konnte. Dieses Team hat erstmals angefangen mit User Stories zu arbeiten und zudem Stand-up's, Plannings und Retrospektiven durchzuführen.

Nachdem das Experimenten-Team damit sehr erfolgreich gearbeitet hatte entschied das gesamte Projektteam im Frühjahr 2019, dass sie in Zukunft alle in crossfunktionalen Teams arbeiten wollen. Bei dieser Transformation des Gesamtprojekts auf eine neue, agile Arbeitsweise haben die Agile Coaches das Team und die Führungskräfte erfolgreich unterstützt.

Koordination Multi-Teams

Konkret beinhaltete diese Transformation den Aufbau von drei Ebenen, mit jeweils unterschiedlichen Aufgaben und Zielen:

  • Strategische Ebene
  • Multi-Team Ebene
  • Team Ebene 

Auf der strategischen Ebene beschäftigt sich die Projektleitung mit Planung und Priorisierung der Anforderungen.

Das Ziel der Multi-Team Ebene ist es, einen Gesamtüberblick zu schaffen und Abhängigkeiten transparent zu machen. Ferner gibt es auf dieser Ebene Stand-up's, Retrospektiven und Reviews.

Das Ziel der Team-Ebene ist es, selbstorganisiert und eigenverantwortlich ihre Anforderungen umzusetzen. Hierzu haben die Teams ihre eigenen Artefakte (Board, Stand- up, Planning und Retrospektive) aktiv mitgestaltet, Ideen eingebracht und Verantwortung übernommen. Gleichzeit wurden projektweit gemeinsame Arbeitsregeln und Vorgehensweisen definiert (wie z.B. Definition of Done, Testvorgehen, Stories).

Nachhaltigkeit durch Kompetenzentwicklung

Um die Voraussetzung für eine nachhaltige Entwicklung zu schaffen haben Stefanie Herbert und Tina Rieger, zusätzlich zur Transformation des Gesamtprojektes, freiwillige Projektmitglieder in Coaching Fähigkeiten und methodischem Wissen ausgebildet. 

Tips für Retrospektive

 

Führungskräftecoaching

Während der gesamten Transformation haben die improuv Coaches auch die Projektleitung und die Führungskraft hinsichtlich ihrer Fragestellungen und Herausforderungen gecoacht.

Was ist jetzt anders?

  • Erhöhte Transparenz über den Projektfortschritt
  • Intensivere Kommunikation im Gesamtprojekt
  • Eigenverantwortliche und selbstorganisierte Teams
  • Transformation auf Multiteam Ebene
  • Lernendes und anpassungsfähiges Vorgehen
  • Coaching und Mentoring in der Führung
  • Führung hat Raum für übergreifende Themen
  • Interne Mitarbeiter die als Servant Leader (Coaches) die Teams begleiten 
  • Die Projektteams waren zum definierten Zeitpunkt lieferfähig