Agiles Event Management einer Konferenz in Corona-Zeiten

Kernbotschaften

  • Agiles Wissen und Erfahrungen können für unterschiedliche „Produkte“ nützlich sein
  • Effektives Arbeiten in einem dedizierten Team (nicht Vollzeit) mit PO und SM funktioniert gut
  • Visionen und Ziele tragen das Team
  • Erfahrungen ermöglichen, das agile Toolkit vielfältig zu nutzen

Agiles Arbeiten wird meist mit Softwareentwicklung in Verbindung gebracht. Immer häufiger kommen Fragen aus anderen Bereichen: Wie kann man die Prinzipien und Praktiken übertragen. Das möchten wir an einem Beispiel zeigen, das wir kürzlich durchgeführt haben: die Vorbereitung einer Konferenz. improuv lädt jährlich zur Agile World ein, normaler Weise eine 2tägige Präsenzveranstaltung mit über 200 Teilnehmern. Dieses Jahr kam uns Corona in die Quere. Wir wollen mit Euch teilen, wie wir auf diese drastische, unvorhergesehene Änderung agil reagiert haben und auf ein remote-Format umgeschwenkt sind. Wir hatten nur eine kurze Zeitspanne, um die Konferenz auf die Beine zu stellen, und auf Erfahrungen aus den letzten Jahren konnten wir nur begrenzt zurückgreifen.

So fing es an:

(Sabine) Als ich gefragt wurde, ob ich die PO-Rolle für die Agile World übernehmen könnte, meldeten sich zwei Seelen in meiner Brust: die eine, die Innovator-Seele, sagte: „Cool, eine remote Konferenz, das ist was Neues! Klar mache ich das!“ Die andere, die vorsichtige Seele, warnte: „Pass auf, du überhebst dich total. Du hast null Erfahrung mit sowas, jede Menge andere Dinge an der Backe. Und wer ist überhaupt das Team?“ Entscheidend war für mich, Team-Mitglieder aus dem Marketing und dem Backoffice an Bord zu bekommen, Erfahrungsträger bei der Organisation der bisherigen Agile Worlds und Techies, die sich mit Konferenztools, Registrierungstools und ähnlichem auskannten. Die Initiative war so wichtig für die Firma, dass diese Leute zumindest einen Teil ihrer Zeit mit den Vorbereitungen verbringen konnten.

Zum Glück fand ich sieben freiwillige Enthusiasten, die bereit waren, im Orga-Team mitzuarbeiten. Es waren nur noch fünf Wochen bis zum bereits angekündigten Termin! Es gab bereits ein Programm von Präsentationen, aber mehr auch nicht. Keine Webseite, keine Registrierungsmöglichkeit, und kein Konzept für die remote-Konferenz. Als erstes brauchten wir also eine Produkt-Vision: „die coolste agile Konferenz auf Deutsch“. Sie sollte nicht nur interessante Inhalte bieten, sondern auch Spaß machen und Möglichkeiten zum Netzwerken bieten. Wir definierten Erfolgskriterien für die Zufriedenheit der Teilnehmer*innen und Sprecher*innen, die kommerzielle Seite, usw.. Wir starteten unter enormem Zeitdruck, und ich bin sehr froh, dass ich eine Scrum Masterin an meiner Seite hatte.

(Smaranda): So, ich übernahm die Rolle des Scrum Masters. Zuerst verschaffte ich mir einen Überblick darüber, wo wir gerade stehenim Team – dem Kontext angemessen – effektiv zusammenarbeiten. Wir hatten kein Vollzeit-Team, einen definierten Endtermin und noch 5 Wochen Zeit. Für die Zusammenarbeit im Team kamen unterschiedliche Tools zum Einsatz, wie Trello für die Koordination der Aufgaben im Team, Confluence als Informationsplattform, Miro für kreative Zusammenarbeit.

Wir holten das Team ins Boot, indem alle in die Vision und die Ziele eingeweiht wurden und setzen – der Situation angepasst – kurzfristig Termine auf. Nach einem Check-In besprachen wir in diesen Online-Treffen die jeweiligen Themen, die vorher vom PO priorisiert worden waren. Nach dem Pull-Prinzip nahm sich jedes Teammitglied die Aufgaben, die es übernehmen wollte. Dabei waren große Hämmer, wie „Coaching Clinic konzipieren und durchführen“ als auch kleine Sachen wie „Sponsoren auf die Webseite bringen“. Wir besprachen Herausforderungen, generierten neue Ideen, trafen Entscheidungen im Team. Die Zeitabstände unserer Treffen variierten und waren abgestimmt auf die jeweiligen Phasen. In der letzten Woche vor der Konferenz trafen wir uns täglich. Die Motivation im Team war hoch und alle zogen an einem Strang.

Dann waren wir soweit. Die Agile World fand statt und es lief alles in allem sehr gut. Einen Großteil unserer Ziele hatten wir erfüllt, und auch aus den nicht erfüllten hatten wir einiges gelernt.

In einer Retrospektive mit allen Beteiligten sammelten wir nach dem FLAP-Prozess (Future considerations, Lessons learned, Accomplishments, Problem Areas) Feedback zur Agile World und leiteten die ersten Schritte ab. Mit den Vorbereitungen der nächsten Agile World starten im September, so dass wir nicht wieder in so einen Zeitdruck geraten 😊.

(Sabine) Ich bin sehr glücklich mit dem Ergebnis und dem tollen Team! Da ich selbst nur begrenzt Zeit einbringen konnte, war ich sehr froh, dass das Team so selbständig und eigenverantwortlich gearbeitet hat. Besonders schön war, dass wir unseren Erfolg in einem richtigen Biergarten feiern konnten – endlich mal wieder face-to-face nach der langen Corona-Pause.

Fazit:

Agile Methoden sind für unterschiedliche Anwendungsfelder nützlich und lassen sich gut übertragen. Mit der entsprechenden Erfahrung sind wir in der Lage, das agile Toolkit dem Kontext angemessen zu nutzen und anzupassen. Die Rolle des Product Owners und Scrum Masters sind dabei wertvoll, um das Produkt voranzutreiben und Struktur und Teamgeist zu fördern.

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