PI Planning bei Siemens Mobility – Vorbereitung und Tag 1

Siemens Mobility hat vor rund einem Jahr mit SAFe begonnen und vor kurzem das inzwischen 4. PI Planning durchgeführt. Wie ein PI Planning bei Siemens Mobility abläuft wollen wir im Folgenden kurz beschreiben.

Zum 4. PI Planning trafen sich rund 90 Kolleginnen und Kollegen in München, um gemeinsam die nächsten 6 Sprints ihrer Produktentwicklung zu planen.

Wie wesentlich das Meeting bei einer SAFe Implementierung ist, wird durch den Satz der SAFe Autoren deutlich: „If you are not doing it, you are not doing SAFe.“

Das PI Planning durchläuft verschiedene Phasen, die ausführlich auf der Seite: https://www.scaledagileframework.com/pi-planning beschrieben sind. SAFe schlägt eine Standardagenda vor, die über zwei Tage geht, an der sich auch Siemens Mobility orientiert hat. 

Agenda PI Planning

Beim ersten Lesen wirkt es selbsterklärend und super einfach. In der Praxis bringt es die ein oder andere Herausforderung mit sich, denn: „Gelesen ist noch nicht verstanden – verstanden ist noch nicht einverstanden – einverstanden ist noch nicht gelebt.“

Die Vorbereitungsphase

Das PI Planning ist nicht nur ein wichtiges sondern auch ein relativ aufwändiges Meeting, was entsprechend intensiv vorbereitet werden muss. Damit die Veranstaltung ein Erfolg wird sind insbesondere Vorbereitungen in drei Bereichen nötig:

  • Herstellen einer organisatorischen Basis: Abstimmung zwischen Produktmanagement und Business Owner über die strategische Ausrichtung, Betrachtung der Team Struktur
  • Vorbereitung der Präsentation für das PI Planning: Aktualisierung der Vision, Abgleich mit Backlog, Darstellung der wichtigsten Objectives und Features
  • Organisation des Termins: Infrastruktur, Räumlichkeiten, Einladung, Agenda

Simone ist Release Train Engineer (RTE) der Siemens Mobility. Sie weiß, als Hauptorganisatorin der Veranstaltung, Unterstützerin der Kolleginnen und Kollegen im Vorfeld, Impulsgeberin im SAFe Kontext und als Moderatorin des PI Plannings, dass sie direkt nach einem PI Planning mit der Planung des nächsten beginnen sollte.

Face-to-Face

Trotz der geografischen Distanz zueinander hat es die Siemens Mobility geschafft, fast alle der teilnehmenden Kolleginnen und Kollegen vor Ort zu versammeln. Die face-to-face Möglichkeit brachte gleich mehrere positive Effekte mit sich, die uns auch von Teilnehmern bestätigt wurden:

  • “Wir konnten viel intensiver miteinander arbeiten und aufeinander eingehen. Das ermöglichte uns leichter unser PI Planning Ergebnis zu erarbeiten und uns zu committen.”
  • “In den Pausen und am Abend konnten wir uns persönlich austauschen und besser kennenlernen.”
  • “Der persönliche Kontakt hilft uns in der täglichen Zusammenarbeit, denn dadurch können wir Worte und Handlungen unserer Kollegen im Alltag besser einschätzen.”

Tag 1 – Start des PI Planning

Bevor pünktlich 9 Uhr das PI Planning startete mussten die Materialien verteilt, die Technik geprüft, 12 Team Stationen und das Dependency Board aufgebaut werden. Ganz nach dem agilen Prinzip haben spontan Teilnehmer angeboten, uns zu unterstützen. Damit war sicher, die Vorbereitungen im Raum sind rechtzeitig abgeschlossen.

Vom Business Context bis zum Planning Context

Simone startete das PI Planning indem sie alle Anwesenden über den Ablauf informierte. Danach gab sie an den Business Owner ab, der einen Überblick über den geschäftlichen Kontext und die langfristig geplante Ausrichtung präsentierte.

Im Anschluss gab der Chief Architect einen kurzen Einblick zur technischen Architektur und den gewünschten Praktiken, bevor zwei Kollegen den aktuellen Status der Testautomatisierung und die geplanten nächsten Schritte vorstellten. Hierbei haben sie sich für eine Präsentation im Interview Format entschieden, was sehr auflockernd war. Als Abschluss der Auftaktveranstaltung erläuterten die Produktmanager ihre im Vorfeld erarbeitete Produkt Vision, Objectives und Top 25 Features.

Ein kleiner Tipp von uns: es ist wichtig sich Pausen zu gönnen, um dann wieder mit voller Kraft weiterzumachen.

Direkt nach der Mittagspause ging es mit dem Planning Context weiter. Dort stellte die RTE den Planungsprozess vor, erläuterte die nächsten Schritte des Tages und die erwarteten Ergebnisse und Ziele des Meetings. Ganz bewusst mit Bezug auf die Inhalte vom Vormittag.

Team Breakout 1

Während der 1. Team Breakout Phase von 3 Stunden schätzten die Teams ihre Kapazität für jeden Sprint, entwickelten und verfeinerten die einzelnen Inhalte, die zur Realisierung der Features und Enablers beitragen und planten diese in die jeweiligen Sprints auf ihren Team Board ein. Zudem wurden erste Risiken und Abhängigkeiten identifiziert. Die Abhängigkeiten zu anderen Teams wurden teamübergreifend abgestimmt und auf dem Program Board visualisiert. 

Während der Team Breakout Phase trafen sich mehrmals die Scrum Master der Teams mit dem RTE zum „Scrum of Scrums“, um die Fortschritte der Planung zu besprechen.

Draft Plan Review

16 Uhr das Draft Plan Review. Hier stellten die Teams in großer Runde ihre Planungen aus der ersten Breakout Phase vor, adressierten erste erkannte Risiken und Abhängigkeiten und holten sich Feedback ein. Eine große Herausforderung in den ersten PI Plannings war die Einhaltung von Timeboxen bei den Präsentationen. Alle haben daran gearbeitet und es diesmal geschafft, diese einzuhalten.

Nach dem Draft Plan Review gab es Zeit für Networking, was auch dankend genutzt wurde.

Management Review

Für Business Owner, Chief Architect und das Product Management ging es in den letzten Agendapunkt des Tages. In dieser Phase stimmt sich das Management über den Umfang der Planung ab, nimmt notwendige Änderungen vor und löst aufgekommene Abhängigkeiten auf. Ausgewählte Features wurden für dieses PI Planning gestrichen und die Betrachtung von Risiken wurde nochmals in den Fokus gestellt. Die RTE moderierte das Review. Ziel des Management Reviews war es alle Entscheidungen zu treffen, die notwendig sind um erreichbare Ziele zu formulieren.

Das Management Review dient klassisch dem Alignment und der Teamunterstützung. Mit den Ergebnissen dieses Meetings planen die Teams am nächsten Tag weiter.

Hier gehts zu Teil 2

improuv Coach: Taghi Paksima

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